Warum Sie Ihre Montageanleitungen kollaborativ erstellen sollten und wie Sie dadurch die Effizienz Ihrer Produktion erhöhen

Montageanleitungen sind die Grundlage für Ihre Produktion und stellen daher einen zentralen Stützpfeiler für die Sicherstellung der Qualität Ihrer Produkte dar. Obwohl diese Tatsache den meisten produzierende Unternehmen bekannt ist, wird der Erstellung von Montageanleitungen häufig wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, warum Sie die Erstellung Ihrer Anleitungen kollaborativ angehen sollten und wie sie dadurch Ihre Effizienz erhöhen und Zeit sparen. Außerdem geben wir Ihnen nützliche Tipps darüber, wie Sie einen besseren Prozess für die Erstellung Ihrer Anleitungen implementieren können.

Warum gute Montageanleitungen so wichtig sind

Montageanleitungen bilden eine wichtige Orientierung für Ihre Mitarbeiter, um konsistent homogene und qualitativ hochwertige Güter zu produzieren. Die Notwendigkeit von Anleitungen ergibt sich aus den Unterschieden in den Arbeitsgewohnheiten der einzelnen Mitarbeiter. Jeder Arbeiter hat einen anderen Arbeitsprozess, der sich aus unterschiedlichen Erfahrungswerten, Fähigkeiten und Gewohnheiten ergibt.

Die Verschiedenheiten im Arbeitsprozess können zu Produktionsfehlern führen, deren erneute Überarbeitung viel Zeit und Geld kostet. Besonders bei einer hohen Anzahl von Produktionsmitarbeitern, erhöht sich die Chance auf Variationen im Produktionsergebnis exponentiell. Gute Montageanleitungen senken die Wahrscheinlichkeit von Produktionsabweichungen und begünstigen damit einen konsistenten und hochwertigen Output von Produkten. Nicht nur das, denn sie bieten auch eine großartige Grundlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und sorgen dafür, dass wertvolles Wissen im Unternehmen erhalten bleibt, wenn Arbeiter in den Ruhestand gehen.

Was die Effektivität Ihrer Montageanleitungen reduziert

Nicht alle Arten von Anweisungen bieten den gleichen Nutzen und einige Eigenschaften können die Effektivität Ihrer Anleitungen sogar verringern. Diese Dinge sollten Sie bei der Erstellung von Montaganleitungen vermeiden:

  1. Ausschließlich textbasierte Anleitungen wirken weniger ansprechend auf den Leser. Das Fehlen von Visualisierungen, z.B. Fotos oder grafische Abbildungen, führt dazu, dass Anleitungen weniger gründlich gelesen werden. Darüber hinaus benötigen Ihre Mitarbeiter viel Zeit, um lange Textanweisungen zu lesen, was für einen schnellen Produktionsablauf nicht optimal ist.
  2. Mündliche Anweisungen sind ebenfalls nicht wünschenswert, da sie den Lehrenden viel Zeit kosten und für jeden neuen Mitarbeiter erneut wiederholt werden müssen. Darüber hinaus kann der im Gedächtnis verbleibende Informationsgehalt für jeden Mitarbeiter unterschiedlich ausfallen, sodass der Kenntnissstand nicht einheitlich ist. Dadurch erhöht sich die Chance auf Fehler in Ihrer Produktion.
  3. Ein weiterer typischer Fehler ist es, das Level der benötigten Kenntnisse zu hoch anzusetzen. Wenn die Formulierungen in den Anleitungen auf einem zu hohen Level liegen, werden sie für den durchschnittlichen Mitarbeiter schwer verständlich. Dabei ist es besonders wichtig, dass alle Mitarbeiter die Anleitungen verstehen. Unverständlichkeit sorgt daher für Frustration bei den Mitarbeitern und Fehler in der Produktion.
  4. Unvollständige Informationen in den Anleitungen stellen eine weitere Problemquelle dar. Diese kommt häufig dann vor, wenn der Montageprozess nicht von allen Blickwinkeln betrachtet wurde. Informationen bezüglich der Sicherheit, Qualität und Instandhaltung sind jedoch wichtige Bestandteile Ihres Montageprozesses und sollten daher unbedingt stets auf Ihre Vollständigkeit geprüft werden.

Wie Sie bessere und effektivere Montageanleitungen erstellen können

Standardisieren Sie die Arbeit in Ihrer Produktionslinie

Der Mehrwert von Montageanleitungen liegt darin, den Ihnen aktuell bekannten Best-Practices zu folgen, damit Ihre Montage so zuverlässig wie möglich abläuft und jeder Mitarbeiter die richtigen Handgriffe tätigt.
Wie bereits erwähnt hat jeder Mitarbeiter einen eigenen Arbeitsprozess, was die Chance auf Fehler erhöht und die Verbesserung des Produktionsprozesses als Ganzes erschwert. Aus diesem Grund sollten Sie versuchen, die Abläufe in Ihrem Montageprozess so weit es geht zu standardisieren und nach Ihren besten Kenntnissen zu optimieren. Spätere Verbesserungen können so leichter hinzugefügt werden.

 

Gewährleisten Sie die einfache Verständlichkeit Ihrer Anleitung

Gestalten Sie Ihre Montageanleitungen auf eine Weise, die für jeden Mitarbeiter leicht verständlich ist. Dieser Schritt ist entscheidend, um zu gewährleisten, dass jeder von Ihren Anleitungen profitieren kann. Dafür sollten Sie sicherstellen, dass bei der Erstellung der Anleitung alle Erfahrungsstufen Ihrer Mitarbeiter einbezogen werden.

Erstellen Sie die Anleitung gemeinsam mit Ihrem Team

Die beste Möglichkeit, um die Verständlichkeit Ihrer Montageanleitung sicherzustellen ist, sie gemeinsam mit Ihrem Team zu entwickeln. Involvieren Sie dabei Mitarbeiter von der Montage, Produktion und dem Ingenieurwesen, um alle beteiligten Bereiche zusammenzuführen. Sammeln Sie den Input Ihrer Mitarbeiter und entwickeln Sie daraus den effektivsten Ablauf Ihrer Montage. Da jeder Mitarbeiter einen eignen Blickwinkel hat, ist dies die perfekte Möglichkeit Ihre Teammitglieder dazu zu bringen, die Montage aus einer anderen Perspektive zu betrachten. Auf diese Weise können sie einen für alle Beteiligten optimierten Montageprozess gestalten. Beachten Sie dabei besonders die Ansichten derer Mitarbeiter, die die Montage ausführen. Häufig wird der Meinung eben dieser Mitarbeiter nur wenig Aufmerksamkeit geschenkt, obwohl gerade sie viele hilfreiche Informationen aus erster Hand liefern können. Durch die kollaborative Zusammenarbeit mit Ihrem Team können Sie wichtige Einblicke erlangen, die es Ihnen ermöglichen, Probleme leichter zu identifizieren und Lösungsvorschläge zu sammeln. Ein kollaborativer Prozess wird Ihnen dabei helfen, den gesamten Montageablauf zu optimieren.

Visualisieren Sie den Montageprozess

Wie bereits erläutert, führen rein textbasierte Anleitungen dazu, dass weniger Mitarbeiter sie gründlich lesen. Was Sie dagegen tun können, ist, Ihren Anleitungen Bilder beizufügen. Die Studie von Mattson und Fast-Berglund (2016) zeigt, dass Montageanleitungen mit Abbildungen einen positiven Effekt auf die benötigte Zeit für einen Zyklus-Durchlauf haben und ebenso die Qualität, Flexibilität sowie die Lernkurven der Mitarbeiter verbessern. Der Vorteil von visualisierten Anleitungen besteht darin, dass Arbeiter auf einen Blick erkennen können, ob Ihre Arbeit den Vorgaben der Produktion entspricht. Außerdem sind sie besser verständlich und ihre Verwendung stellt einen geringeren Aufwand für die Mitarbeiter dar. Abbildungen sind darüber hinaus nützlich, um kleine Details im Montageprozess genauer darzustellen, die allein mit Worten schwer beschreibbar wären.

Integrieren Sie standardisierte Zeiträume für jeden Arbeitsschritt

Ein Zeitfenster für die einzelnen Arbeitsschritte anzugeben, bildet einen Zeitrahmen, an dem sich die Mitarbeiter orientieren können, um ihre Effizienz zu optimieren. Die Zeitangaben generieren zunächst etwas Druck für den Mitarbeiter, können aber gleichzeitig auch dafür genutzt werden, Problemfelder zu identifizieren. Beispielsweise kann so erkannt werden, dass ein bestimmter Arbeitsschritt wesentlich mehr Zeit in Anspruch nimmt als vorhergesehen, und dementsprechend an dieser Stelle ein möglicher Fehler in der Anleitung vorliegt.

Wie virtualfab Sie dabei unterstützt, kollaborative Montageanleitungen zu erstellen

Erstellen Sie Ihre Anleitung gemeinsam im Team und mit Ihrem Kunden

Unsere Software virtualfab stellt Ihnen einige Tools zur Verfügung, die die kollaborative Erstellung Ihrer Montageanleitungen erleichtern.
Zunächst ist die Verwendung von virtualfab teambasiert angesetzt, sodass Sie dabei unterstützt werden, gemeinsam mit Ihrem Team zu arbeiten und auf einfache Weise agil zu kommunizieren. Gleiches gilt für die Kommunikation mit Ihren Kunden, welcher ebenfalls dazu angeregt werden, sein Team in die Bearbeitung einzubeziehen, sodass Sie in einem geteilten Chatraum einfach miteinander sprechen können. Auf diese Weise können Sie mit den Kunden Absprachen zur Montageanleitung treffen und die verschiedenen Meinungen einzelner Teammitglieder einholen. Außerdem können Sie im Chat Dokumente miteinander teilen und so gemeinsam die Anleitung erstellen.

virtualfab ermöglicht Ihnen mühelos Mitarbeiter von den verschiedenen Bereichen der Montage einzubeziehen und gemeinsam Änderungen zu besprechen, um Ihre Montageanleitungen zu optimieren. Wenn Sie nach diesem Prinzip vorgehen, können Sie außerdem sicherstellen, dass Ihre Anleitungen von allen Mitarbeitern verstanden werden.
Die gemeinschaftliche Erstellung von Anleitung unterstützt dabei auch die ISO9001 Standards, insbesondere die Klausel 10.3, gemäß derer eine kontinuierliche Verbesserung des Montageprozesses vorgesehen ist. Durch die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter können Verbesserungspotenziale besser erkannt und umgesetzt werden, sodass Sie den Vorgaben der ISO9001 leichter folgen können.

Gestalten Sie Ihre Anleitungen exakt und eindeutig

Neben der vereinfachten Kollaboration bietet Ihnen virtualfab ebenfalls ein wertvolles Tool, um Ihre Montageanweisungen von Grund auf zu erstellen. Dafür legen Sie einfach die einzelnen Schritte für die Montage Ihrer Baugruppe an und fügen die jeweiligen Arbeitsaufgaben hinzu. Zu jeder Aufgabe können Vorher- und Nachher-Bilder hochgeladen werden, um den gesamten Montageprozess zu visualisieren.
Darüber hinaus beinhaltet virtualfab eine Funktion, die die Genauigkeit Ihrer Anleitung sicherstellt. In jeder Aufgabe können Sie festlegen, welche Artikel für die Ausführung der Aufgabe benötigt werden. Daraufhin erfolgt ein automatischer Abgleich mit Ihrer zuvor angelegten Stückliste. Dadurch können Sie sofort feststellen, wenn die Stückzahl der Artikel in Ihrer Stückliste nicht mit den Angaben in Ihrer Montageanleitung übereinstimmt. Hinzu kommt, dass Sie die benötigten Werkzeuge zu jedem Arbeitsschritt hinzufügen können. Damit erhalten Sie am Ende des Erstellungsprozesses eine nützliche Übersicht über jeden Schritt sowie die dafür benötigten Artikel und Werkzeuge. Dieser Überblick ist nicht nur für Ihre Montagemitarbeiter hilfreich, sondern hilft Ihnen auch dabei, präventiv Fehler zu vermeiden.

Teilen Sie die Anweisungen mit Ihrem Team und bleiben Sie auf dem neuesten Stand bei Veränderungen

Wenn Sie mit Ihrer kollaborativ erstellten Montageanleitung zufrieden sind, kann der Status Ihres Montageprojekts auf „freigegeben“ gesetzt werden. Sie können nun die Anleitung als PDF herunterladen und so mit Ihrem Mitarbeitern teilen. Ab diesem Zeitpunkt können an der Montageanleitung zunächst keine Veränderungen mehr vorgenommen werden. Der Status der Anweisungen zum Zeitpunkt des „Freigabe“ ist jederzeit nachvollziehbar. Wenn zu einem späteren Zeitpunkt Teile der Montageanleitung verändert werden, zum Beispiel um den bisherigen Prozess weiter zu optimieren, werden Sie und alle Beteiligten über die Veränderungen benachrichtigt.

Haben wir Ihre Interesse geweckt?

Kontaktieren Sie uns, um mehr darüber zu erfahren, wie virtualfab Sie bei der Erstellung von Montageanleitungen unterstützen kann.

Quellen:
S. Mattsson, Å. Fast-Berglund, D. Li (2016) Evaluation of Guidelines for Assembly Instructions, IFAC-PapersOnLine, Volume 49, Issue 12, Pages 209-214
S. Hinrichsen (2021) Gestaltung von Anleitungen für die Montage variantenreicher Erzeugnisse, University of Applied Sciences Ostwestfalen-Lippe




Stephan Schulz