Wie ein strukturierter RFx-Prozess Produktionskosten spart und Ihr Produzentennetzwerk optimiert

Wie ein strukturierter RFx-Prozess Produktionskosten spart und Ihr Produzentennetzwerk optimiert

E-Sourcing und E-Procurement: Wie ein strukturierter RFx-Prozess Produktionskosten spart und Ihr Produzentennetzwerk optimiert

Seit dem Beginn der 90er Jahre hat sich das Internet in ein weiträumiges, globales Netzwerk mit einer unübertroffenen Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten entwickelt. Es ist daher also nicht verwunderlich, dass es auch eine nicht unwesentliche Rolle in verschiedensten Bereichen der Wirtschaft spielt, so auch in der industriellen Fertigung. Der Versuch, die Fertigungsindustrie globaler und effizienter zu gestalten, geht einher mit vielen Neuerungen im Ablauf von Produktionsprozessen, die durch unterschiedliche Tools und Softwares unterstützt werden. In diesem Artikel soll es darum gehen, die Vorgehensweisen des E-Sourcing und E-Procurement zu erläutern und zu zeigen, warum ein strukturierter RFx-Prozess ein Schlüsselelement zur Verringerung Ihrer Produktionskosten und Optimierung Ihres Lieferantennetzwerks darstellt.

Die Bedeutung von E-Sourcing und E-Procurement im heutigen Fertigungsprozess

Der Begriff E-Sourcing beschreibt die strategische Nutzung von webbasierten Anwendungen und Werkzeugen, um den Beschaffungsprozess zu rationalisieren und zu verbessern. Zum E-Sourcing gehört die Entscheidung darüber, welche Produkte beschafft werden sollen, sowie die Identifizierung bisheriger und potentieller Produzenten und deren Standorte. Die Ziele dieses Prozesses sind die Reduzierung von Materialkosten und die Verbesserung des Produzentenmanagements. Allgemein ist davon auszugehen, dass während des E-Sourcing ein größeres Potential für Kosteneinsparungen besteht als während des E-Procurement. Studien haben gezeigt, dass E-Sourcing die Such- und Informationskosten der Einkäufer reduziert, Prozesskosten spart und einen effizienteren Beschaffungsprozess ermöglicht (vgl. Gaani 2019). Darüber hinaus begünstigt es Geschäftserweiterungen und trägt zu einer Erleichterung des Rechercheprozesses neuer Produzenten bei. Dabei ermöglichen E-Sourcing Prozesse auch eine höhere Transparenz sowohl auf Seiten der Produzenten als auch auf Seiten der Einkäufer, was wiederum die Geschäftsbeziehungen beider Parteien miteinander verbessert.

E-Procurement ist der auf das E-Sourcing folgende Schritt und beinhaltet die operativen Aspekte der Beschaffung. Der Fokus liegt auf dem Kauf von Produkten und Services über digitale Netzwerke. Dabei werden innovative Informations- und Kommunikationstechnologien miteinander integriert, sodass eine verbesserte Prozesseffizienz entsteht, die wiederum Kostenersparnisse mit sich bringt.  Zu dem Begriff E-Procurement gehören die Aufgabe von Bestellungen, die Rechnungslegung, das Zahlungsmanagement und der Rechnungsabgleich. Die Vorteile eines digitalen Ablaufs dieser Prozesse liegen darin, dass Sie einen leichteren Zugang zu Informationen über Ihre Ausaben, offene und bezahlte Rechnungen erhalten. Darüber hinaus können Sie durch E-Procurement Ihre Flexibilität im Einkaufsprozess erhöhen und Bestellprozesse automatisieren, indem Sie zum Beispiel eigene Kataloge oder Vorlagen für Ihre Bestellungen nutzen. Insgesamt erhalten Sie so einen besseren und zentralisierten Zugang zu all Ihren Daten im Beschaffungsprozess, sparen Kosten ein und vereinfachen die Budgeteinteilung.
Der beste Weg um genau diese Vorteile auch für Ihr Unternehmen nutzbar zu machen, ist die Umsetzung eines strukturierten RFx-Prozesses.

RFx als Teil des E-Sourcing und E-Procurement Prozesses

RFx ist ein Sammelbegriff für die einzelnen Schritte im Beschaffungsprozess, beginnend mit Request for Information (RFI), gefolgt vom Request for Proposal (RFP) und schließlich dem Request for Quotation (RFQ). In dieser Reihenfolge wird der RFx Prozess genutzt, um zunächst Informationen über potentielle Lieferanten zu beschaffen (RFI), mit diesen in Kontakt zu treten und über mögliche Verbesserungen Ihres Produktes zu sprechen (RFP) und anschließend nach erfolgreichen Verhandlungen einen Vertrag aufzusetzen (RFQ). Dementsprechend kann ein strukturierter RFx Prozess Ihre Bemühungen im E-Sourcing ab dem Zeitpunkt der Produzentenrecherche deutlich unterstützen und Sie bis in die Phase des E-Procurement zum Zeitpunkt der Vertragsaufsetzung begleiten.

RFI – Request for Information

Zu Beginn Ihres Beschaffungsprozesses gilt es, eine Liste mit Anforderungen für das Produkt, welches Sie produzieren wollen, auszuarbeiten. Dieser Prozess sollte davon begleitet werden, eine Vertragsvorlage zu erstellen, in der die Details bezüglich des Produzenten, den Produktcodes und dem Preis zunächst offengelassen werden. Diese Vorlage hilft Ihrem Beschaffungsteam dabei, einen besseren Überblick darüber zu erhalten, welche Ziele für den aktuellen Beschaffungsprozess festgelegt wurden. Das Ziel des RFI besteht darin, passende Bereitsteller von Produkten und/oder Services zu identifizieren. Daher sollten Ihre Vorgaben sich nicht nur auf die technischen Spezifizierungen beschränken, sondern auch Aspekte Ihrer Unternehmenskultur berücksichtigen. Um eine lange und erfolgreiche Beziehung zu Ihren Produzenten zu erhalten, ist es wichtig sicherzustellen, dass diese die gleichen Ziele wie Sie verfolgen.

Die Qualifizierung potentieller Produzenten kann auf verschiedene Weise stattfinden, wie etwa durch die Betrachtung früherer Lieferanten, das Einbeziehen aktueller Produzenten, Marktrecherchen sowie selbstständig eingegangene Lieferantenangebote. Wenn Sie diesem Rechercheprozess folgen, erhalten Sie eine Liste potentieller Lieferanten. Zu diesem Zeitpunkt befindet sich der Einkäufer in einer Phase, in der er mögliche Lieferanten lediglich in Betracht zieht. Es wird daher keinerlei verbindliche Beziehung eingegangen.
Nachdem eine erste Liste potentieller Produzenten erstellt wurde, wird die Qualifizierungsphase durch mehrere Runden weiterer Informationssammlungen ergänzt. Dadurch kann nach und nach festgestellt werden, welche Lieferpartner mit großer Wahrscheinlichkeit in der Lage sind die geforderten Güter/Services mit ausreichend hoher Qualität und Stückzahl im gewünschten Zeitrahmen bereitzustellen. Weiterhin wird somit festgestellt, ob ein Produzent mit den organisationspolitischen Vorstellungen des Unternehmens, dessen Marke und der Unternehmenskultur harmoniert.

Ein detaillierter Qualifikationsprozess mag zunächst zeitintensiv sein, jedoch kann nur so sichergestellt werden, dass die Unternehmen, die im nächsten Schritt kontaktiert werden, alle Vorgaben erfüllen. Diesen Zeitaufwand zu Beginn des Prozesses auf sich zu nehmen, führt zu einer Zeitersparnis in späteren Phasen des Prozesses, in denen man sich somit nur noch auf die Verhandlungen finaler Vertragsbedingungen fokussieren kann. Ein solcher Prozess stellt außerdem sicher, dass Sie alle Produzenten, die Ihre Vorgaben nicht zu 100% erfüllen können, vorzeitig ausschließen können. Nachdem mehrere Runden des Qualifizierungsprozesses durchgeführt wurden, wird eine Shortlist von 3 bis 5 Produzenten erstellt, die mit hoher Wahrscheinlichkeit für den Produktionsprozess in Frage kommen.

RFP – Request for Proposal

Nachdem potentielle Lieferanten in einer Shortlist zusammengefasst wurden, werden diese kontaktiert und erhalten die von Ihnen festgelegte Liste mit Vorgaben. Dazu gehört die vollständige Beschreibung des Produktes und den erwarteten Serviceleistungen sowie die dazugehörigen Geschäftsbedingungen, deren Zustimmung für ein Zustandekommen eines Vertrages notwendig ist. Während Sie diese wichtigen Daten übersenden, sollten Sie allerdings stets auf eine hohe Datensicherheit achten. Die beste Möglichkeit diese zu gewährleisten ist, Datenräume zu nutzen in denen Ihre Informationen verschlüsselt und sicher gespeichert werden.

Der wichtigste Teil des RFx Prozesses liegt jedoch in den Diskussionen zu möglichen Produktverbesserungen im Rahmen des RFP. Das Ziel dieser Änderungsvorschläge ist die Verringerung der Produktionskosten sowie die vorzeitige Optimierung des Produktes. Wenn nach diesem Prinzip vorgegangen wird, durchläuft man in der RFP Phase mehrere Runden, in denen weitere Verbesserungsvorschläge vorgestellt und diskutiert werden, bis schließlich ein optimaler Zustand des Produktes erreicht wird. Dieser Prozess ist die perfekte Möglichkeit für Lieferanten, Ihre Fähigkeiten zur Kostenreduktion und Produktoptimierung unter Beweis zu stellen. Für den Fall, dass von mehreren Lieferanten unterschiedliche Produktvarianten vorgestellt werden, ist es für den Einkäufer notwendig, genauere Angaben zu diesen Variationen zu erhalten. Nur so kann er sich anschließend unter Berücksichtigung der Umsetzbarkeit für die beste Variante entscheiden. Innerhalb der RFP Phase können bereits Kostenpunkte diskutiert werden, nichtsdestotrotz kann nach der Festlegung auf die optimale Produktvariante ein weiterer RFP oder RFQ Prozess folgen, der die neuen Spezifikationen enthält.

RFQ – Request for Quotation

Der letzte Schritt des RFx Prozess ist die RFQ Phase, in welcher die Einkäufer Angebote der vorselektierten Produzenten erhalten und in eine direkte Verhandlung mit diesen eintreten. An dieser Stelle werden keine Veränderungen an den Produktvorgaben mehr vorgenommen, da diese bereits während des RFP vollständig optimiert wurden. Der Produzent muss sein Angebot also folglich entsprechend dieser erarbeiteten Vorgaben abgeben. Der Einkäufer entscheidet sich anschließend auf Grundlage dessen für das beste Angebot und setzt einen Vertrag auf. Der Vertragsabschluss stellt das Ende des RFx Prozesses dar, auf den nun die Produktion der geforderten Güter folgt.

Warum Sie einen strukturierten RFx Prozess in Ihre Beschaffung einbinden sollten

Wie bereits dargestellt, ist der RFx Prozess ein hocheffizienter Ablauf, der zur gesamtheitlichen Verbesserung Ihrer Beschaffung führt. Der größte Vorteil liegt in dem Potential für Kostenersparnisse, welches durch die Optimierung des Produktes im Rahmen des RFP entsteht. Wird dieser Prozess gründlich durchgeführt kann er sich langfristig in einer maßgeblichen Reduktion der Produktionskosten bezahlt machen.
Darüber hinaus ermöglicht ein detaillierter RFI Prozess es Ihnen, den besten Produzenten zu finden, der nicht nur Ihren technischen Anforderungen gerecht wird, sondern auch die gleichen unternehmerischen Ziele wie Sie verfolgt. Auf diese Weise können sich langfristige Lieferantenbeziehungen aufbauen, die für beide Seiten zufriedenstellend sind und in Langzeit-Verträgen resultieren. Obwohl diese Art von RFI zeitaufwendig erscheint, reduziert sie doch auf lange Sicht den Zeitaufwand, da sie einer späteren Suche nach alternativen Produzenten entgegensteuert.

Wie virtualfab Ihren RFx Prozess unterstützen kann

Wir arbeiten an einer Lösung, die Ihre E-Sourcing Bemühungen so mühelos und effizient wie möglich gestalten soll, darunter auch die Umsetzung des RFx Prozesses. Unsere Software virtualfab ermöglicht es, auf einer zentralen Plattform Produzenten zu suchen und detaillierte Informationen über deren Angebote zu erhalten. Darüber hinaus ist es unser Ziel, die Kommunikation zwischen Kunde und Produzenten durch ein gemeinsames Chat-Tool zu vereinfachen, sobald Sie sich in der RFP Phase befinden. Der Chat findet dabei nicht nur zwischen Einkäufer und Verkäufer statt, sondern erfolgt im Team mit allen an der Produktion beteiligten Parteien. Auf diese Weise kann durch effizientere Kommunikation Zeit eingespart werden und Fehlinformationen vermieden werden. Zu guter Letzt ermöglicht virtualfab auch den sicheren Transfer Ihrer Daten, sodass Sie diese sorglos miteinander teilen können.

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Quellen:
Gaani, A. M. (2019) The effect of E-Sourcing on cost reduction in a manufacturing firm. A case study: Century Bottling Company LTD. Kampala International University.
Figueiredo, J.; Sampaio, L. (2011) E-Sourcing Electronic Platforms in Real Business. Technological University of Lisbon.
Lamoureux, M. (2018) The Strategic Sourcing Lifecycle: A Brief Introduction. Tess Academy.